【具体的】鍼灸院の現金の管理方法

おカネの話
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おカネの流れを追跡できること

鍼灸院経営をしていると「会計」はどうしても避けて通れないものです。
(そして「なるべくやりたくないジャンル」と感じる人も少なくないのでは…苦笑)

今回は「現金」の管理の仕方について書きます。

現金管理のキモは「おカネの流れを追跡できること」です
理由は証明になるからです。

そして、現金の管理を疎かにしてはいけない理由は「税務署対策」「経営判断のため」です。

多くの開業鍼灸師さんは真摯に誠実に治療をして、売上を上げて、経費を払って、残ったものを利益としているだけだと思います。
ズルもなく、アコギなこともしていないでしょう。

でも、それを他人に証明できますか?
…ということ。

証明できないとそれは「不確かのもの」になってしまいます。

とくにそれを監視する役所が税務署です。
税務署がチェックしても問題ないと思われるような、追跡=証明、を持っておきたいものです。

具体的な現金管理方法

では、どのような仕組みで行えばいいのでしょうか。
それを解説します。

しかしちなみに、以下の管理方法でないと「ダメ」な訳ではありません。
正式なルールはない、と思った方が良いです。
厳密にしていけば限りなく厳密にできるだろうし、ルーズにしていてもそれでOKなこともあるでしょう。

以下は、あくまで私がやりやすように行っている一つの具体例です。

専用通帳を作る

仕事用の通帳を持ちましょう
これはすでに行っている人も多いでしょう。

仕事用の通帳を決めておけば、その通帳に記載されていることは100%仕事に関するものです。
そして現金管理に関しては、この銀行通帳というのが、とても強い証明になります。

ですので、個人用の通帳で仕事用のおカネを出し入れしてはいけません。
それでは収支のワケが分からなくなるし、通帳自体が見づらいです。

個人事業主だと「治療院名単独」での口座は開けないと思います。
最終的には院長先生の個人名義になります。
ただし、「たいよう鍼灸院 代表 佐藤一郎」などのように、仕事用(治療院用)だと分かるような口座は作れますので、そういったものを作りましょう。

売上は全て預け入れる

(最近はクレジット払いも増えてきましたが、)基本的には現金商売ですから現金が手にはいります。
それらはいったんとにかく銀行に預け入れましょう

銀行を通すことで「たしかにその金額を得た」ことを証明できます
逆に言えば、それ以外の現金収入はないことの自己申告になります。

〇月●日に、患者さんAさんから5千円、Bさんから5千円、Cさんから5千円、計1万5千円の治療収入があったとします。
領収書とカルテで、それを裏付けます。
本来はそれだけでも十分よい気もしますが、その1万5千円を銀行に記帳することでより精度が高まります。

ただし毎日仕事後に銀行に預金しに行くのは大変(=面倒)なので、私は1週間に1回まとめて預け入れます
つまり、売上はいったん銀行を通すまでは手を付けてはいけないということでもあります。
※いったん記帳されてしまえば、どう引き出そうとかまいません。

月初に小口現金を引き出す

売上は預金するまで使えない、となると、経費の支払いなどに困ると思います。
そこで私は、月初にある程度の現金を引き出して手元に置いておきます
「経費を払う用」のキャッシュを銀行口座から出しておくわけです。
ちなみに「お釣り用の現金」は別枠で決まった額をキープしておきますので、基本的にはお釣り用現金からも経費払いには流用しません。

経費の支払いはその中で行っていきますので、だいたいひと月で必要になりそうな金額を引き出します。
5万円ほどで済むことが多いので、ここでは「月初に5万円引き出して手元に置いておく」とします。

もちろん、不足したらまた引き出せばいいだけですので、その方が性に合っていれば1万円ずつ引き出すなどでもOKです。

月末に残った小口現金を預け入れる

「経費用の現金」は月末にいくらか残ります。
月末に残った残金は、いったん預け入れます(通帳に戻します)

たとえば月初に5万円引き出しておいた現金を、その月の中で4万5千円使ったとします。
月末に5千円残っているので、これをいったん預け入れします。
その月の中での収支をいったんまとめます。

そして、翌月の月初に新たに5万円引き出して、その月の経費にあてていきます。
その繰り返しです。

治療院用のお財布を持つ

「経費払い用の現金」と「プライベート用の現金」が混じらないように管理しなければいけません。
そのための「治療院用のお財布」です。
ここに月初の5万円を入れて、あとはそこから経費の際は払います。

自分のプライベートお財布からは、仕事関係の費用は払いません。

領収書は複写で書く

治療費をいただいた際に「領収書」を渡します。
「医療費控除」にもなるし、患者さんとしては領収書が欲しいわけですから、渡します。

ただし、この領収書は患者さんのためだけではありません。
鍼灸師側としても「〇月●日に誰々さんからいくら受け取った」という証明になります。

預け入れた金額のもとになる証拠として領収書の写しを保管しておきたいです

まとめ

現金の動きは、やりようによってはごまかせてしまうので、余計にしっかり管理しておくことをお勧めします。
私自身の方法が唯一の正答ではありませんし、もっと融通のきく方法でもOKかもしれません。

あくまで「現金の流れをしっかり追跡できること」です。

また、おカネの流れが不明確=どんぶり経営になっている、ということかもしれません。
おカネの流れを整えておく方が、自分の院の経営状況を知る上で大事かと思います。
とくに、プライベートと仕事の現金が混ざってしまっているようだとまずいです。
これは、現金商売の個人事業主だとついついやってしまいがちなことですが、きっちり分けましょう。

毎週1回でも銀行に売上を預け入れに行くのは、私も面倒です。
売上の証明になりそうな領収書やカルテなどの記載も、なるべく丁寧にと思うと面倒です。

でも、こういうのも習慣な部分もあります。
やっていくうちにそれが普通になります。

正しいおカネの管理をしておきたいものです。
重ね重ね面倒ですが…(苦笑)

プロフィール
この記事を書いた人
めしたけ

首都圏のベッドタウンで鍼灸院をやっています。
鍼灸師キャリアは約20年。
短期の繁盛(=成功)よりも、安定継続(=失敗しない)を目指しています。
3人の子育て中のシングルファーザーでもあります。
開業・経営・生活全般など、あれこれ書きます。

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